Ik zat in het bestuur van onze tuinvereniging. Penningmeester was ik. Maar op een gegeven moment bleek het genoeg, en genoeg is genoeg. Ik trad af. Een nieuwe penningmeester diende zich aan. Wisselende penningmeesters geeft veel rompslomp. Een penningmeester is de baas over de rekeningen en over het geld. Daar gaan officiële instanties zoals banken niet makkelijk mee om. Om toegang tot de bankrekening te krijgen, moeten de papieren in orde zijn. Om alle bevoegdheden en functies op het goede rijtje te krijgen, heb je een semi-overheidsinstelling nodig: De kamer van Koophandel. Als je de reclame mag geloven dan is het dé organisatie voor ondernemend Nederland. Snel, innovatief, modern, helemaal bij de tijd….

Ik hoef me dus alleen maar uit te schrijven als penningmeester van onze tuinvereniging. Dat kan via…de website. Nou ja…niet helemaal dan. Ik moet een webformulier invullen, dan uitprinten. Ondertekend moet ik het uitgeprinte webformulier dan in een enveloppe schuiven en meegeven aan tante post. Daar wordt het weer uit de envelop gehaald, gelezen, van diverse stempels voorzien en verwerkt. Als het webformulier goed is, tenminste.

Ik begon met het invullen van het webformulier. Dat bestaat uit een paar stappen: Het oproepen van het juiste webformulier…wachten….het invullen van de gegevens…heel lang wachten…het controleren van je zelf ingevulde gegevens….heel erg lang wachten…. Zo verschrikkelijk lang wachten dat ik uiteindelijk maar besloot om het op een moment te proberen als ik meer tijd had.

Overheid en automatiseren, dat zijn twee grootheden die moeizaam samengaan. Ik heb er ook ietsje inside ervaring mee. Een jaartje heb ik rond mogen lopen op een overheidsinstelling. Ik ben zelden een organisatie tegengekomen die het zo goed wilde doen als dit overheidsbedrijf. De rest van mijn carrière heb ik doorgebracht in het bedrijfsleven. Daar wordt altijd aan automatisering gevraagd hoeveel een wijziging van het systeem uiteindelijk oplevert; hoeveel winst gaan we ermee maken. Wijzigingen in de programmatuur die gedaan moeten worden om aan de wet te voldoen worden beschouwd als een verliespost. Bij de overheid, zo bleek mij, gelden heel andere normen. Daar wil men alles zo volledig en zo goed mogelijk doen. Ik zat op de kamer bij iemand die een handleiding schreef voor het gebruik van het programma. Negen kloeke delen waren het, toen ik er nog werkte. Gaat iemand nog ooit zo’n handleiding lezen of gebruiken…? Maar het is wel hoe het hoort. Ook was de hele administratieve organisatie in kaart gebracht, en de wijze waarop de processen binnen de organisatie door de automatisering werden ondersteund. Toch ook weer een pagina of vierhonderd. Niemand zal daar verder ooit naar kijken. Behalve…als er een wijziging in de programmatuur moet worden gedaan… Dan moet ook een deel van de handleiding worden herschreven en ook moet er vast weer iets bijgevoegd worden aan de administratieve organisatie. Ging het nou maar alleen om de handleiding en de administratieve organisatie! Er zaten daar zoveel mensen…

Terug naar de Kamer van Koophandel en hun poepie trage webformulier. Ik ben vanochtend overnieuw begonnen. Na een minuut of wat was mijn webformulier klaar met denken en kon ik mijn gegevens controleren. Dat is gelukkig niet veel werk: Mijn naam en dat ik op een datum afgetreden ben als penningmeester. Waar heb ik dan zo lang op moeten wachten? Niet over nadenken: Printen, ondertekenen en wegsturen; dan kan iedereen weer verder!